重要事項説明書の『書類の保存状況』はどう書く？各欄を解説【簡単診断】

設計図書・点検記録の保存状況の簡単診断

表の読み方：『該当』と『有・無』、不明の場合の扱い

この記事は中古の戸建て・マンション等の住宅売買を対象にしています。表の注記の『※』は、既存建物のうち住宅のみを対象にする項目の印です。土地だけの売買や店舗・事務所の売買に、住宅と同じ条件をそのまま当てはめないでください。

この書式の『無』には、紛失、保存の有無が不明、書類が発行されていない場合も含まれます。したがって『無』だけでは理由が伝わりません。確認できた理由も備考に記載します。

以下は、当事務所で作成した架空の記入例です。実際の書類名、日付、保管者、回答内容に合わせてください。書式発行者の記入基準がある場合はそれに従います。保存『有』とは書類があるという意味で、建物の安全性を証明するものではありません。

書類の保存状況は誰に聞く？

最初は売主へ、購入時・建築時・増改築時に受け取った資料を照会します。マンションの共用部分の資料は、管理組合・管理会社にも問い合わせます。管理会社の照会手続と売主の承諾の要否を確認し、対象棟・住戸を特定して依頼してください。

国交省Q&Aでは、売主と必要に応じ管理組合・管理会社に問い合わせることで調査義務を果たし、実物を見て確認する必要まではないとしています。ただし、書類名が曖昧、一部しかない、回答に矛盾がある場合は、追加照会や写しの照合をお勧めします。未照会のまま『無』にするという意味ではありません。

照会・保管者・不明や未交付の説明：国交省Q&A・6-2〜6-10／国交省・解釈運用28頁／全日・対象書式の案内

新築時と増改築時の4行は、どの書類を確認して記入する？

確認の申請書および添付図書並びに確認済証（新築時のもの）

この行は、建築確認を申請したときの申請書、設計図面等の添付図書、確認を受けたことを示す確認済証の保存状況です。確認済証1枚だけを尋ねている行ではありません。販売パンフレットの間取り図や完成後の竣工図を、確認申請の添付図書と同じものとして扱わないでください。

検査済証（新築時のもの）

工事完了後の完了検査に合格して交付される検査済証です。前の行の確認済証とは違います。戸建ては売主、マンションは管理組合・管理会社にも『新築時の検査済証は保存されていますか』と質問します。

建築計画概要書や台帳記載事項証明書があることだけで、検査済証も保存されているとは書けません。書類の保存がないことと、完了検査を受けていないことも別です。

増改築等を行った建物である場合

この上段では増改築等の履歴を確認します。売主に工事の内容・時期・施工者・確認申請の有無を尋ねます。『リフォームした』という言葉だけでは工事内容が分からないため、設備交換や内装工事なのか、増築・改築や建築確認に関係する工事なのかを確かめます。

確認の申請書および添付図書並びに確認済証（増改築等のときのもの）

下の2行は、その増改築等についての書類です。新築時の資料があるからといって、ここも『有』にはなりません。工事が複数回ある場合は、工事ごとの時期と書類を照合します。増築の登記がされているだけで、建築確認・完了検査の資料まであるとは判断できません。

検査済証（増改築等のときのもの）

その増改築等の完了検査についての検査済証を確認します。売主・管理会社へ『増築工事の検査済証は保存されていますか。新築時の検査済証ではなく、今回確認している工事のものを教えてください』と質問します。

保存が確認できれば『有』、紛失なら『無』とし、工事の時期と紛失した書類を備考に記載します。未交付ならその旨を補足し、書類がないだけで完了検査も未実施だったとは断定しません。新築時の検査済証が有、増築時の検査済証が無、という記載もあります。

検査済証がない場合や工事の適法性調査は、検査済証がない建物・増改築がある建物でも説明しています。

新築時・増改築時・一部欠落・台帳の扱い：国交省・解釈運用28頁（1）／国交省Q&A・6-1、6-8〜6-10

調査報告書・性能評価・定期報告・耐震書類の各欄の書き方

建物状況調査を実施した住宅である場合／建物状況調査報告書

ここは、法定の建物状況調査を実施した住宅か、実施した結果の報告書が保存されているかを尋ねています。前の第7項にある『結果の概要』とは別の欄です。大規模修繕の調査や設備の保守点検の資料を、そのまま建物状況調査報告書として扱わないでください。

前の『結果の概要』欄には原則1年、一部のRC・SRC造共同住宅等は2年という対象期間がありますが、この書類保存の欄に同じ年数制限はありません。古い報告書しかなくても、保存されていることを説明します。『前の欄は期間外だから、この欄も該当しない』とはしません。

既存住宅性能評価（建設）を受けた住宅である場合／既存住宅性能評価書

既存住宅について現況検査等を受け、登録住宅性能評価機関から交付された建設住宅性能評価書です。書式には『現況検査・評価書』と記載されています。新築時の設計住宅性能評価書や新築時の建設住宅性能評価書があるだけで、この条件に該当するとは判断できません。

この行で『有』になることと、その建物が新耐震基準等に適合することは別です。例えば耐震等級0の評価書も、この行では保存『有』になり得ますが、表の一番下の『新耐震基準等に適合する書類』としては扱えません。

建物状況調査と性能評価書の保存：国交省・解釈運用29頁（2）（3）（5）／施行規則16条の2の3第3・4・6号

建築基準法第12条の規定による定期調査報告の対象である住宅の場合

ここで尋ねているのは、建物や設備が法定の定期報告の対象かどうかです。エレベーターがあるかだけを尋ねる欄ではありません。建物自体は対象外でも昇降機等だけが対象になる場合があり、逆に建物・建築設備・防火設備も対象になる場合があります。

対象に該当するなら上段は『該当する』、下の4行は報告書ごとの保存状況です。建物自体が対象外で昇降機等のみ対象なら、その内訳を備考に記載します。対象条件自体が不明なら、上段の選択を保留し、不明事項と照会経過を明記します。

① 定期調査報告書（特定建築物）

建物の敷地・構造・外壁・避難施設などについて、建築基準法12条に基づいて調査し報告した書類です。建物状況調査報告書や、大規模修繕工事の調査報告書とは別です。

② 定期検査報告書（昇降機等）

エレベーター等の法定の定期検査報告書です。月々の保守点検やメンテナンスの作業報告書があるだけで、②も保存『有』とは判断できません。複数のエレベーターがある場合は、対象機器の番号と資料を照合します。

③ 定期検査報告書（建築設備）

対象となる換気設備・排煙設備・非常用照明等についての法定検査の報告書です。住戸内の給湯器やエアコンの点検資料を記載する行ではありません。共同住宅の住戸内設備と共用部分の設備、自治体の指定条件を区別します。

④ 定期検査報告書（防火設備）

対象となる、随時閉鎖・作動する防火扉や防火シャッター等の法定検査の報告書です。消防法の消防設備点検とは別です。消火器や自動火災報知設備の点検記録があっても、それだけで④を『有』にはできません。

令和7年7月の変更後の埼玉県の案内でも、常時閉鎖式防火扉は特定建築物の定期調査で確認し、防火設備の定期検査対象とはしません。一方、排煙機を有しない可動防煙壁も建築設備の定期検査対象に追加されています。防火扉があるから④、排煙機がないから③は対象外、と外観だけで決めないでください。

対象だが初回の報告時期前なら、対象外とは書かず、『初回報告は令和○年○月予定。調査日時点では報告書未作成。』などと補足します。対象なのに未報告の疑いがある場合は、管理者・所管行政庁へ提出状況を確認します。書類紛失と未報告を同じ意味で説明しません。

4種類の報告書・直近報告・設備の区別：国交省・解釈運用29頁（4）／埼玉県・定期報告制度と令和7年改正／埼玉県Q&A・消防法の点検との違い／東京都・対象と初回報告時期

昭和56年5月31日以前に新築の工事に着手した建物である場合

表の一番下は、新耐震基準等への適合を確認できる書類です。最初に、この建物が上段の建築時期の条件に該当するかを調べます。古そうだから、建築年月が昭和56年だから、というだけでは選べません。

耐震基準適合証明書

新耐震基準等への適合を確認するための証明書です。建物状況調査の報告書や、耐震補強工事の請求書があるだけで、この証明書もあるとは判断できません。売主・管理組合等へ『対象建物の耐震基準適合証明書は保存されていますか。発行者、発行日、保管者を教えてください』と照会します。

その他（書類名）

ここは、耐震基準適合証明書以外に、新耐震基準等への適合を確認できる書類の名称を書く欄です。管理規約、修繕履歴、消防設備点検記録などを何でも記入する『その他』ではありません。

適合していない診断結果や是正未了など、取引判断に重大な影響を与える事実を把握している場合は、保存の有無の選択だけで説明を終えません。診断内容が不明なら作成した建築士等へ照会し、担当者の推測で適合と記載しないでください。

耐震欄の対象時期・書類名・評価等級：国交省・解釈運用29〜30頁（5）／施行規則16条の2の3第6号／宅建業法47条

埼玉県・東京23区で、定期報告の対象や記録はどこに聞く？

書類の保管先はまず売主・管理組合等へ、定期報告の対象と行政に提出された記録は所管行政庁へ問い合わせます。役所に報告概要書があることと、管理組合が報告書を保管していることは別です。

さいたま市の定期報告は、建築行政課へ

さいたま市の窓口は建築行政課（048-829-1534）です。市の対象一覧では、サービス付き高齢者向け住宅を除く共同住宅は『6階以上の階にあるもの』が建物の定期調査の対象で、報告間隔は3年です。売買する部屋が2階でも、建物全体で対象となるかを調べます。

例えば、6階以上に住宅があるマンションで『住戸は低層階だから昇降機だけ』とは判断できません。建築設備や防火設備の対象条件も市の一覧で確認します。5階建て以下でも、店舗等との複合用途や高齢者向け住宅などは条件が違うため、一般の共同住宅と同じ扱いにはできません。

さいたま市の窓口・対象表：さいたま市・定期報告制度／対象建築物・設備と報告の間隔

埼玉県内では、市の担当課と県の建築安全センター等に分かれます

川口市・川越市など、特定行政庁である市は各市の担当課が窓口です。県が所管する地域では、特定建築物・建築設備・防火設備は管轄の建築安全センター、昇降機等は原則として県建築安全課建築指導担当（048-830-5511）に分かれます。限定特定行政庁の一部建物にある昇降機等は例外があるため、県の所管表で確かめます。

県所管の定期報告概要書の閲覧も、建築物・設備は各建築安全センター、昇降機等は県建築安全課というように分かれています。報告書の提出受付をする団体と、対象判定・概要書閲覧の担当窓口を取り違えないでください。

県内の所管・閲覧窓口：埼玉県・定期報告制度の所管表と概要書閲覧

東京23区は、敷地内の建物規模によって都と区に分かれます

東京都の定期報告の案内では、23区内で敷地内に延べ面積1万㎡を超える建築物がある場合は東京都、それ以外は各区が所管します。タワーマンションか戸建てかという呼び名や、売買住戸の専有面積では決まりません。複数棟の敷地では、ほかの棟に1万㎡を超える建物がないかも確認し、所管が不明なら都・区の定期報告担当へ問い合わせます。

都所管の場合、特定建築物・防火設備は都市整備局市街地建築部建築企画課の建築安全担当（03-5388-3344）、建築設備・昇降機等は同課の設備担当（03-5388-3349）が問い合わせ先です。区所管の場合は、都の案内にある所管特定行政庁連絡先一覧から、物件所在地の区へ問い合わせます。

都に報告された定期調査・検査の概要書は、電子閲覧システムでオンライン閲覧できる制度があります。無料ですが事前のアカウント登録が必要で、一部非開示情報や反映までの時間差があります。23区すべての報告をまとめて検索できる制度ではありません。区に報告された記録は区の窓口・閲覧方法を確認します。

東京都の一般共同住宅の対象表にも、用途と面積・階の条件があります。表の『F≧5階』は、単なる5階建て以上という意味ではなく、5階以上の階でその用途に供する部分の床面積合計が100㎡を超える条件です。さらに『A＞1,000㎡』等の条件を読む必要があります。さいたま市の6階という基準を東京の物件へ流用しないでください。

東京都の所管・対象表・電子閲覧：東京都・対象と所管窓口／東京都・用途コード40と注意1・2／定期調査・検査報告概要書の電子閲覧

窓口での質問例

行政の記録を探す際は、建築計画概要書や台帳記載事項証明書も、建物の特定や確認・検査の履歴を調べる資料になります。ただし、それだけでは管理組合等が保存している書類一式の有無は分かりません。

書類が不足していると、改修や融資の際に追加調査が必要になることがあります

小野田 敦士

• 司法書士
• 行政書士
• 宅地建物取引士

エレベーターの報告書があるなら、ほかの報告書はどうかも管理会社に聞いておきたいですね。

設計図書・点検記録の保存状況でよくある疑問

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